Como organizar uma boa formatura

 


Organizar uma formatura não é tarefa fácil. Estaremos cuidando do dinheiro de outras pessoas, e não será pouco dinheiro.

O objetivo da formatura deve ser sempre proporcionar o melhor evento possível para todos os formandos, gastando o mínimo possível.

Porem, com a FormaturasWeb esta tarefa grandiosa poderá ser realizada de uma maneira simples e relativamente fácil.

Siga os tópicos abaixo e boa Formatura!

1- A comissão:

A comissão de formatura é o grupo de pessoas que representará as vontades da turma e exercera as atividades em nome de todos os Formandos.

2- Integrantes:

Uma comissão deve possuir vários integrantes, cada um com sua função.
Estes são:

.: Presidente: Toma decisões gerais, pesquisa valores, entra em contato com fornecedores, transmite as decisões para os formandos. Em suma, coordena todas as ações da comissão.
.: Vice Presidente: Na falta do presidente, este assume seu cargo.
.: Tesoureiro: No mínimo dois. São eles que irão efetuar pagamentos, cobrar mensalidades, fazer o demonstrativo de gastos e ganhos e definir valores
.: Escrivão Ou Secretario: Registrara as decisões tomadas em reuniões para que sempre haja prova das decisões.
.: Eventos: Integrantes que organizarão festas, eventos, rifas, etc a fim de arrecadar fundos.

3- O Estatuto Social

Uma vez definido quem serão os integrantes da comissão, deve-se estabelecer as regras gerais da comissão, sendo todas redigidas em um documento chamado Estatuto.

Este pode ser gerado respondendo às perguntas do gerador automático da formaturasweb localizado em http://www.formaturasweb.com.br/estatuto.asp

Este documento aborda os principais aspectos para uma comissão de formatura, podendo ser editado a fim de atender a necessidades especificas de sua formatura.

Leia com atenção o documento gerado e adicione o que achar necessário.

3. A Forma da Comissão

A comissão age como uma empresa.
Portanto, quem assina contratos, paga contas, e até mesmo a conta no banco estará vinculada a Comissão, e não aos presidentes ou integrantes da comissão.

Para tanto, é necessário criar uma pessoa jurídica (A Comissão).
Isto pode ser feito através de um contador, por um valor que varia entre 500 e 1000 reais. Não se engane: vale a pena pagar tais valores para evitar maiores problemas.

4 - A arrecadação de Capital:

A arrecadação é realizada normalmente de duas Formas:

.: cobrança de parcelas mensais
.: realização de eventos.

A cobrança de parcelas mensais é praticamente obrigatória, uma vez que a realização de eventos normalmente não consegue cobrir todos os custos da formatura.

Mas surge uma dúvida: Quanto cobrar?

O site formaturasweb lhe fornece todas as ferramentas para calcular as parcelas a serem cobradas.
Basta saber a data da formatura, quantidade de alunos se formando e quantidade de capital a ser arrecadado.

Se você não souber nenhuma dessas informações, o site pode lhe sugerir um valor baseado nos valores pagos por outras comissões de formatura, até que as informações acima citadas sejam definidas.

O site também pode lhe dizer para quanto se deve ajustar uma parcela a fim de se atingir determinada meta.

Estabelecem-se as metas e o site automaticamente calcula os valores necessários para atingir tais metas.

Simples assim.

5 - Controlando Despesas e Receitas.

Os tesoureiros têm a responsabilidade de publicar mensalmente um documento contendo todos os gastos e ganhos da formatura.

Este documento é chamado de Fluxo de Caixa.

O site formaturasweb oferece a ferramenta ideal para este controle.

Basta lançar no site os pagamentos efetuados e os valores recebidos e o site se encarrega de fazer um balanço e gerar um documento pronto para ser impresso e publicado.

Este documento fica também disponível para todos os formandos consultarem 24 horas por dia.

O site também pode lhe informar do impacto que Ganhos ou Despesas tem sobre as metas.

Se houver um ganho significativo, o site lhe dirá quanto pode ser diminuído o valor da Parcela.

Se houver uma despesa significativa o site lhe dirá quanto deve ser aumentado o valor da Parcela para que as metas sejam atingidas.

6-Controlando Pagamentos, Juros e Multas

Também Cabe aos tesoureiros controlar as dividas e pagamentos de cada formando, aplicando multa e juros quando necessário.

Este controle deve ser feito mensalmente e cabe à comissão de formatura informar os pagamentos efetuados no fluxo de caixa tratado no tópico anterior, bem como informar sempre que requerido qual o status atual da dívida do formando para com a Comissão de Formatura.

Com o site FormaturasWeb este controle fica extremamente fácil.

Basta inserir no site os pagamentos exatamente da forma como ocorreram e o site se encarrega de calcular juros, multa e informar ao usuário qual sua dívida atual.

Também é possível gerar relatórios consolidados das dívidas de todos os formandos em documento pronto para impressão.

6- Assembléias:

Todas as decisões Administrativas da comissão devem ter aprovação em assembléia.

Apos a aprovação e necessário reduzir em ata o que foi decidido e esta ata deve ser assinada pelo presidente da comissão de formatura.

Estas assembléias podem ser realizadas on-line através do site FormaturasWeb.
Basta estabelecer as opções e o tempo de votação. Uma vez terminada a assembléia, o site emite a Ata pronta para ser assinada pelo presidente da comissão.
Isto promove a real participação dos formandos nas assembléias, que em geral quando realizadas em hora e local especificado não contam com a presença de muitos formandos. Tal situação pode gerar discussões sobre a validade da decisão.

Opiniões, perguntas, discussões sobre os temas da assembléia podem ser realizadas através do Fórum do site, onde todos podem postar suas opiniões livremente, de uma maneira em que todas as opiniões são registradas e visualizadas por todos os interessados, evitando confusões.

7- Mantendo a Ordem

Depois de definidas as regras para a formatura (no estatuto e nas atas), cabe à Comissão seguir as regras aplicá-las de forma rígida!

Não tenha medo de desligar um aluno que não paga da comissão, não ceda a pressões para mudar algo decidido em assembléia e não se envergonhe em cobrar dívidas dos formandos.

Enfim: Aproveite a oportunidade para aprender tudo que puder e tenha uma

ÓTIMA FORMATURA!!!


 
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